ledningskvalitet

Temaartikel från webbsidan för ledningskvalitet: www.inutsikt.se

BENCHMARKING AV LEDNINGSKVALITET

Benchmarking är ett arbetssätt som används när man vill höja kvaliteten inom något av sina verksamhetsområden, processer, produkter eller tjänster. Det går ut på att jämföra sig med andra för att få en uppfattning om egna svaga sidor, och inte minst att lära sig av andras s.k. "best practices".

Det är svårt att tänka sig att göra benchmarking av det personliga ledarskapet (även om personalundersökningar kan sägas vara en mycket rudimentär ansats). Däremot har det visat sig möjligt att jämföra ledningskvalitet mellan olika organisationer. Det är ett komplext område, men på samma sätt som man kan ställa upp kriterier för en hel verksamhet - av typen USK, Utmärkelsen Svensk Kvalitet - kan man göra det för ledningsområdet. Jämförelser i form av nyckeltal kan vara intressanta, men ger en för begränsad bild (om man inte rör sig inom en och samma organisation där alla de enheter som studeras har exakt samma förutsättningar). Olika branscher och samhällssektorer kan inte få ut mycket meningsfullt ur en jämförelse av sina nyckeltal, men när kriterierna formuleras mer kvalitativt visar det sig att ledningsområdet innehåller mycket stora likheter oavsett bransch, företagsstorlek och flera andra dimensioner. I jämförelsen måste man också ta hänsyn till att samma effekter (t.ex. effektivitet, kompetensutveckling, delaktighet) kan uppnås på olika sätt. "Best practices" blir då inte ett facit utan en idékatalog som prövas mot de egna specifika förutsättningarna.

De allmänna skälen för att genomföra en benchmark är väsentligen att belysa ett verksamhetsområde och att få ett bra underlag för kommunikation och för prioritering och beslut om åtgärder. Dessa skäl är extra starka inom ledningsområdet: alla organisationer har stora förbättringsmöjligheter, det råder omedvetenhet och okunnighet i att arbeta systematiskt med ledningskvalitet - inte sällan självgodhet - och en ambitiös förbättring innebär ett långsiktigt arbete som måste baseras på ett gediget underlag. Det är naturligt att man utgår från ett av sina redan kända problemområden, men sanna kvalitetsföretag jämför sig ständigt med de bästa för att säkerställa att man ligger i topp.

Förutsättningarna för en framgångsrik benchmark är urvalet av deltagare, objektiv bedömning, att det finns en gemensamt accepterad bedömningsgrund och att hela projektet utgår från företagsledningen.
1. Ett exempel på bedömningsgrund för en organisations ledningskvalitet finns i det material för självbedömning som kan beställas fritt från Inutsikt AB. Det är inte tillräckligt för hela granskningsarbetet som måste utföras flera detaljnivåer djupare, men det kan tjäna som en startpunkt och inte minst som en intresseväckare för ledningen. Man kan alltid debattera innehållet i en sådan modell, men akademisk kvalitet får här stå tillbaka för det faktum att modellen framför allt ska vara tillräckligt bra för att ge ett gediget beslutsunderlag för praktisk utveckling av en organisation. Vikten av att ha en bra bild, en modell av en idealisk organisation, är klar när man inser att jämförelser med andra som bäst kan föra en till dagens bästa-nivå, medan jämförelse med modellen dessutom visar på ytterligare möjligheter till avsevärda förbättringar. Vi förespråkar alltså att resultatet av benchmarken ska redovisas som en jämförelse både mot andra deltagare och mot idealbilden.
2. I en benchmark vill man jämföra sig med de bästa, för att kunna göra en ambitiös plan och för att lära sig maximalt av andra. Det är alltså viktigt att samarbeta med framstående organisationer. (Inom en koncern eller annan mycket stor organisation kan man genomföra benchmarken helt internt, vilket ger plusvärden när resultatet ska omsättas i handling, men man förlorar impulserna och idéerna från omvärlden.) Inom ledningsområdet kan man mycket väl jämföra sig tvärsöver de vanliga gränserna för bransch eller samhällssektor. Uppenbara konkurrenter kan av naturliga skäl inte medverka i samma benchmarkingprojekt. Den största svårigheten brukar vara att samla rätt deltagare vid en tidpunkt som alla kan acceptera. Vid ett sådant parallellt genomförande i flera organisationer riskeras också hela projektets resultat om störningar uppstår hos någon eller några av deltagarna. Inutsikts projekt har av det skälet utvecklats till en virtuell benchmark , där nya deltagare ansluter sig till projektet vid den tidpunkt som är optimal för dem. Jämförelserna sker mot befintliga, dokumenterade resultat och erfarenheter hos tidigare deltagande organisationer. Man förlorar den direkta kontakten mellan deltagare (fastän det kan kompenseras), men det är en kostnad för att överhuvudtaget kunna genomföra projektet.

3. Den objektiva bedömningen baseras på gemensamt accepterade kriterier för vad som menas med en organisations ledningskvalitet, samt på en arbetsmetodik som gör att bedömningar (som i hög grad måste vara subjektiva) blir så rättvisa som möjligt. I ett enskilt projekt säkerställs det bäst genom att en och samma person tar ansvar för bedömningen. Flera kan dock medverka i granskning och bedömning. Ett benchmarkingprojekt kan också utformas som ett lärprojekt för de personer som utföra granskningen, t.ex. genom att personalchefer får tillfälle att göra en genomgripande studie av hur en annan organisation fungerar med avseende på ledningskvalitet. Ett sådant arbetssätt ger betydligt mer av personlig utveckling än att bara ta del av rapporten. Man ger då avkall på objektiviteten för att uppnå läreffekten.

4. Det normala resultatet av ett benchmarkingprojekt är ett underlag som ger beslut om en ambitiös flerårig utveckling av organisationens ledningskvalitet. Ett sådant beslut tas och följs upp av verksamhetens högsta ledning. Därför är det givet att det är samma ledning som fattar beslut redan när man ska gå in i ett benchmarkingprojekt.

Våra erfarenheter av ett drygt tiotal benchmarkingprojekt av ledningskvalitet säger att:

• Alla organisationer - även de bästa - har en betydande förbättringspotential. En höjd ledningskvalitet har direkt påverkan på verksamhetens resultat.

• Det är fullt möjligt att skapa en modell för ledningskvalitet som kan användas för benchmarking och andra typer av förbättringsprojekt.

• Den främsta svårigheten är att samla rätt deltagare vid en och samma tidpunkt. Ur denna erfarenhet har utvecklats formerna för ett virtuellt benchmarkingprojekt .

• Ett benchmarkingprojekt kan genomföras relativt enkelt. Resultatet blir ofta ett ambitiöst och långsiktigt utvecklingsprojekt. Kostnaderna för det arbetet behöver inte bli större än vad man annars normalt lägger ned på motsvarande aktiviteter, men pengarna kommer till större nytta.

• Benchmarking av ledningskvalitet kan utformas som ett lärprojekt för medverkande personer.

• Inga nya koncept måste läras in, inga gamla investeringar måste skrotas. Det räcker med att förstå vad andra bevisligen har lyckats bra med och välja ut och anpassa till den egna organisationen.