ledningskvalitet

Temaartikel från webbsidan för ledningskvalitet: www.inutsikt.se

KOMMUNIKATION GENOM BENCHMARKING AV LEDNINGSKVALITET

Ledningskvalitet , en organisations förmåga att utöva en god ledning, som nödvändig förutsättning för att nå de mål och den effektivitet som uppdragsgivarna kräver, och samtidigt tillmötesgå personalens behov, skulle kunna vara en sammanfattning av vad som krävs internt i en privat eller offentlig verksamhet.

I praktiken finns dock en stor spännvidd mellan vad som sägs i granna fyrfärgstryck om vision, personal- och ledningspolitik, och det som medarbetarna upplever. Många oönskade effekter: personalavgångar, svårigheter att rekrytera, utbrändhet, etc. kan lätt kopplas till denna brist. Den traditionella inställningen till och arbetssätten kring ledarskap och utveckling av ledarskap har inte lyckats skapa bestående förbättringar.

De senaste tio åren har dock inneburit en ökad förståelse för och ökad skicklighet i kvalitetsutveckling. Företag och organisationer har arbetat med ISO-kvalifikationer, tävlingar som Utmärkelsen Svensk Kvalitet, och dess många "avkomlingar" i kommuner, landsting, skolan, etc. Även om inte ledningsfunktionerna blivit särskilt berörda, finns numera en allmän kunskap om vikten av kvalitetsutveckling och om olika metoder för att driva den. Denna baskunskap och -attityd kan vara av avgörande vikt för projekt som syftar till ökad ledningskvalitet.
Vägen till ökad ledningskvalitet innehåller nämligen inget revolutionerande nytt innehåll. Det är snarare frågan om att få redan kända metoder och arbetssätt att verkligen användas i praktiken. "Varför skulle det gå bättre nu, när vi inte lyckats bättre med tidigare försök?", är den berättigade motfråga som ofta ställs. Svaret kan ligga i det ökande kvalitetsmedvetandet. Tidigare har åtgärderna satts in, utan ett kvalitetssammanhang och därför blivit "skott ut i mörkret", eller en vackert anslagen ton, som snabbt förklingat.

Eftersom metoderna är kända, men förverkligandet tidigare inte gett de resultat som är möjliga, är det klart att kommunikation inom organisationen, är en nyckelfaktor för att kunna lyckas bättre i nästa försök. Det handlar om kommunikation inom den högsta ledningsgruppen, kommunikation till cheferna och kommunikation till medarbetarna.

Inom ledningen krävs kommunikation omkring dagens nivå på ledningskvalitet kontra den önskade nivån. För detta krävs ett underlag att vara överens om som startpunkt. En benchmark-studie, utförd av extern konsult ger en objektiv jämförelse med andra företag och organisationer. Den visar på nödvändigheten av ett beslut om fortsatt ambitionsnivå, och på möjliga vägar att nå dit. Vidare får ledningen en utbildning i vad ledningskvalitet innebär och hur ett långsiktigt, uthålligt utvecklingsarbete ser ut.
Slutligen får man en fast struktur för det fortsatta arbetet och de kommande diskussioner och beslut ledningen kommer att stå inför under de närmaste åren.

För cheferna gäller det att förstå att detta inte är ännu ett program som man kan ge läpparnas bekännelse, och sedan lugnat avvakta att programmet glöms bort för andra prioriteter. Genom status av kvalitetsprojekt, är det tydligt att det nya projektet kommer att följas upp fram till det önskade målet, och att avvikelser kommer att åtgärdas. Framför allt kan man skapa förståelse för att ökad ledningskvalitet inte är en ny ryggsäck att hänga på cheferna, utan att det är lika naturligt att ställa krav på ledningskvaliteten, som på kvaliteten i andra processer. Det är lika naturligt att mäta framsteg och att notera och åtgärda avvikelser. Åtgärderna består inte i att bestraffa enskilda chefer, utan kan handla om klargörande av policy, tydligare direktiv och agerande från högre ledning, ökad delegering och ansvar, och ibland att finna en annan befattning där personens (chefens) intressen och anlag passar bäst.
Benchmarking visar svart på vitt var man står idag och ger tilltro till ledningens beslutsamhet att uppnå förbättringar.

För medarbetarna ger ett utvecklingsprojekt för ledningskvalitet en ökad tilltro till övriga projekt för kvalitetsutveckling. "Varför ska vi jobba mot noll fel, när ledningen av verksamheten visar så allvarliga brister?"
Det klargör också vilka förväntningar medarbetare kan ha på chefer och ledning, samt vilka förväntningar som ställs på medarbetaren själv. Förutom att ryktesspridning och bakom-ryggen-snack minskar, får medarbetarna en bättre möjlighet att själva vara med och påverka ledningskvaliteten.
Benchmarkingprojektet, där många medarbetare kommer att bidra med input, och där alla kommer att få ta del av resultat och planer, illustrerar att det inte bara är fagra ord, utan att det ska leda till handling, och att mer information kommer att ges löpande.
Det viktigaste är att ledningen visar att alla: ledning, chefer och medarbetare, måste ta ansvar för den fortsatta utvecklingen av verksamheten , och för en ökad tillfredsställelse hos kunder (patienter, klienter, medborgare, etc).

Ett benchmarkingprojekt ger mycket faktaunderlag för fortsatt arbete. Om några resultat ska komma, behövs dock mängder av intern kommunikation. Benchmarkingens viktigaste effekt är kanske inte fakta och struktur, utan just det goda underlaget för all kommunikation som krävs.